Leistung
Schnittstellen: Daten einmal erfassen, überall nutzen.
Bestellung im Shop, Kunde ins CRM, Beleg in die Buchhaltung, Paket zum Versender: In vielen Betrieben macht diesen Weg ein Mensch mit Kopieren und Einfügen.
Wir verbinden Ihre Systeme, sodass diese Übergaben automatisch und nachvollziehbar laufen – auch dann, wenn ein Anbieter keine fertige Schnittstelle liefert.
Was eine Schnittstelle wirklich ist
Stellen Sie sich die Durchreiche zwischen Küche und Gastraum vor. Der Kellner ruft eine Bestellung hinein, in einer festgelegten Form: Tisch, Gericht, Anzahl. Die Küche antwortet mit einem Teller. Der Kellner muss nicht wissen, welcher Herd benutzt wird, und die Küche nicht, an welchem Tisch gegessen wird. Beide Seiten halten sich nur an die vereinbarte Form.
Genau das ist eine Schnittstelle, auf Englisch API: eine vereinbarte Durchreiche zwischen zwei Programmen. Ein Programm fragt, das andere antwortet – in einer Form, auf die sich beide vorher geeinigt haben. Was dahinter passiert, geht die andere Seite nichts an. Eine ausführlichere Erklärung steht im Glossar unter API.
Was wir typischerweise anbinden
Warenwirtschaft
Artikel, Bestände und Preise kommen aus dem führenden System in den Shop. Verkäufte Ware wird dort abgebucht, bevor jemand doppelt verkauft.
CRM
Anfragen aus dem Formular landen als Kontakt mit Quelle und Zeitpunkt im Vertriebssystem – nicht in einem Postfach, das freitags niemand liest.
Buchhaltung
Belege wandern nach DATEV, lexoffice oder sevdesk. Das spart der Steuerkanzlei Rückfragen und Ihnen die Sortierarbeit am Monatsende.
Zahlungsdienste
Kartenzahlung, PayPal, Rechnungskauf oder Lastschrift – mit sauberer Rückmeldung, wenn eine Zahlung fehlschlägt oder zurückgebucht wird.
Versanddienstleister
Labels für DHL, DPD oder GLS entstehen automatisch, Sendungsnummern gehen als Mail an den Kunden zurück.
Kalender und Newsletter
Termine synchron mit Google Kalender oder Outlook, Anmeldungen sauber im Verteiler – mit dokumentierter Einwilligung.
Warum Doppelerfassung teurer ist, als sie aussieht
Rechnen Sie kurz mit: Eine Mitarbeiterin überträgt täglich 20 Vorgänge von Hand, je zwei Minuten. Das sind 40 Minuten am Tag, gut 13 Stunden im Monat. Bei einem internen Stundensatz von 40 € kostet dieser Handgriff rund 6.300 € im Jahr – ohne die Fälle, in denen sich ein Zahlendreher einschleicht.
Die Folgekosten falscher Daten sind meist höher als die Übertragung selbst: eine falsch adressierte Lieferung, ein Bestand, der im Shop noch verfügbar ist, obwohl das Regal leer ist, eine Rechnung an die alte Anschrift. Eine Schnittstelle beseitigt beides auf einmal, weil es nur noch eine Quelle der Wahrheit gibt.
Wenn der Anbieter keine Schnittstelle hat
Nicht jedes System ist offen. Ältere Branchensoftware kennt oft kein API – und trotzdem gibt es fast immer einen Weg. In dieser Reihenfolge prüfen wir:
- Dateiaustausch: Das System exportiert CSV oder XML, wir holen die Datei zeitgesteuert ab und lesen sie ein
- Webhooks: Das System meldet Ereignisse von sich aus – wir hören zu, statt zu fragen
- Datenbank-Sicht: Ein lesender Zugang direkt auf die Datenbank, sauber abgegrenzt auf die benötigten Felder
- Zwischenlösung: Ein kleiner Dienst dazwischen, der übersetzt und beide Seiten unverändert lässt
- Ehrliche Absage: Wenn keiner dieser Wege trägt, sagen wir das – und rechnen vor, was ein Systemwechsel kosten würde
- Automatisches Auslesen fremder Oberflächen, wo die Nutzungsbedingungen es verbieten
- Zugänge über geteilte Administrator-Passwörter statt eigener technischer Konten
So gehen wir eine Anbindung an
- 1
Bestandsaufnahme1 Woche
Welche Systeme sind im Einsatz, welche Daten fließen heute wie, und welches System ist bei Widersprüchen im Recht? Diese letzte Frage muss vor der Technik geklärt sein.
- 2
Machbarkeit prüfen3–5 Tage
Wir lesen die Dokumentation der Anbieter und testen die Schnittstelle mit echten Beispieldaten. Erst danach machen wir Zusagen.
- 3
Feldzuordnung festlegen1 Woche
Welches Feld entspricht welchem? Kundennummer, Steuersatz, Einheit – hier entstehen die meisten Fehler, deshalb schreiben wir es Zeile für Zeile auf.
- 4
Testbetrieb2–4 Wochen
Die Anbindung läuft zunächst neben dem bisherigen Weg. Sie vergleichen die Ergebnisse, bis Sie ihnen trauen.
- 5
Scharfschaltung und Überwachunglaufend
Der Handbetrieb entfällt, die Überwachung bleibt. Wir richten Alarme ein, die melden, wenn eine Übertragung ausbleibt.
Fehler passieren – die Frage ist, ob Sie es merken
Server sind kurz nicht erreichbar, ein Anbieter ändert ein Feld, ein Datensatz enthält unerwartete Zeichen. Eine Anbindung ohne Fehlerbehandlung schweigt dann einfach – und niemand bemerkt es, bis die Buchhaltung im Quartal eine Lücke findet.
Wir bauen deshalb drei Dinge grundsätzlich mit ein: automatische Wiederholung bei kurzzeitigen Störungen, ein Protokoll jeder Übertragung mit Zeitpunkt und Ergebnis, und eine Meldung an einen echten Menschen, wenn etwas dauerhaft klemmt. Zusätzlich achten wir darauf, dass eine doppelt gesendete Nachricht keinen doppelten Datensatz erzeugt.
Datenschutz bei Übertragungen
Sobald personenbezogene Daten das Haus verlassen, gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Praktisch heißt das: Wir übertragen nur die Felder, die der Empfänger wirklich braucht – eine Versandschnittstelle bekommt die Lieferanschrift, aber nicht die Kaufhistorie. Übertragungen laufen verschlüsselt, Zugangsschlüssel liegen nie im Programmcode, sondern in geschützten Umgebungsvariablen, und jeder Dienst bekommt ein eigenes Konto mit nur den nötigen Rechten.
Vor der Anbindung eines Dienstleisters gehören der Auftragsverarbeitungsvertrag und der Eintrag ins Verarbeitungsverzeichnis geprüft. Bei Anbietern außerhalb der EU wird es aufwendiger – dann suchen wir in der Regel nach einer europäischen Alternative. Wir unterstützen Sie dabei in der Datenschutz-Beratung.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Eine einfache Anbindung mit gut dokumentierter Schnittstelle – etwa Formular ins CRM – liegt oft im niedrigen vierstelligen Bereich. Aufwendiger wird es, wenn Daten in beide Richtungen fließen, wenn viele Felder abzugleichen sind oder wenn eine Seite kein API hat. Wir schätzen erst nach der Machbarkeitsprüfung, nicht davor.
Beim regelmäßigen Abfragen fragt Ihr System alle paar Minuten: „Gibt es etwas Neues?“ Ein Webhook dreht das um – das andere System meldet sich von selbst, sobald etwas passiert. Das ist schneller, spart Last und ist bei Zahlungen fast immer die richtige Wahl. Ausführlicher steht das im Glossar unter Webhook.
Seriöse Anbieter kündigen Änderungen an und betreiben die alte Version eine Zeit lang weiter. Wir behalten diese Ankündigungen im Blick, wenn wir die Anbindung betreuen. Unangekündigte Änderungen kommen vor – dann fällt es durch die Überwachung auf, bevor Ihre Kunden es merken.
Häufig ja. Selbst Programme aus den Neunzigern können meist Dateien exportieren oder liegen auf einer Datenbank, die sich lesend anzapfen lässt. Was wir vorher klären: ob der Hersteller das erlaubt und ob Ihr Wartungsvertrag dadurch berührt wird.
Nein. Schnittstellen arbeiten hinter der Oberfläche und lassen sich an bestehende Systeme anbauen. Nur wenn Ihre Website technisch so alt ist, dass sie keine sichere Verbindung aufbauen kann, wird der Umbau zur Voraussetzung – das sagen wir dann klar, statt es einzupreisen.
Welche Zahl tippen Sie zweimal ein?
Nennen Sie uns die beiden Systeme und den Ablauf dazwischen. Wir sagen Ihnen, ob eine Anbindung möglich ist – und was sie ungefähr kostet.
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