Leistung
Ihre Daten: die Struktur unter der Oberfläche.
Ein Design lässt sich in zwei Wochen austauschen. Ein falsch geschnittenes Datenmodell begleitet Sie durch die gesamte Lebensdauer der Software.
Deshalb beginnen unsere Projekte mit der Frage, welche Dinge es gibt und wie sie zusammenhängen – und erst danach mit der Frage, wie sie aussehen.
Daten & Datensicherung
- Zugriffsrechteklar geregelt
- Sicherungengeprüft
- ServerstandortEU
Warum die Datenstruktur über die Lebensdauer entscheidet
Oberflächen kommen und gehen, die Daten bleiben – jede Abkürzung am Anfang wird später zum Umbau.
Eine Anwendung bekommt in zehn Jahren drei neue Oberflächen. Die Daten darunter bleiben – und wachsen. Wenn dort am Anfang eine Vereinfachung eingebaut wurde, rächt sich das später an unerwarteter Stelle.
Ein Beispiel: Eine Adresse steht als ein einziges Textfeld in der Kundentabelle. Zwei Jahre später sollen Kunden eine zweite Lieferanschrift bekommen, und die Auswertung soll nach Postleitzahlgebieten sortieren. Beides geht nicht mehr ohne Umbau – und der betrifft jede Stelle im Programm, die diese Adresse anfasst. Mit einer eigenen Adresstabelle wäre es eine Sache von Stunden gewesen.
Woran Sie ein gutes Datenmodell erkennen
Jede Information steht an genau einer Stelle
Eine Kundenadresse existiert einmal, nicht in drei Tabellen. Ändert sie sich, ändert sie sich überall – von selbst, ohne Abgleich.
Die Datenbank schützt sich selbst
Eine Bestellung ohne Kunden lässt sich gar nicht erst anlegen. Solche Regeln liegen in der Datenbank und gelten auch dann, wenn ein Programm sie vergisst.
Vergangenheit bleibt lesbar
Auf einer Rechnung von 2023 steht der Preis von 2023, auch wenn der Artikel heute anders kostet. Keine Feinheit, sondern Buchhaltungspflicht.
Wachstum bremst nicht aus
Mit passenden Suchindizes bleibt eine Abfrage bei einer Million Zeilen so schnell wie bei tausend. Ohne sie wird die Anwendung langsam – und niemand versteht, warum.
Was Sie davon haben
Damit Sie von keinem Anbieter abhängen und Ihre Daten auch in zehn Jahren noch stimmen, gehört das zu jeder Datenstruktur, die wir anlegen:
- Offene, verbreitete TechnikKeine Abhängigkeit
- Ihre Daten liegen in einem bewährten, quelloffenen Datenbanksystem – kein Format, das nur ein einzelner Anbieter lesen kann.
- Rechte für jeden DatensatzJeder sieht nur, was er darf
- Regeln legen fest, welche Einträge ein Nutzer überhaupt sehen darf. Sie gelten für jeden Zugriff, egal aus welchem Programm er kommt.
- Änderungen mit HistorieNachvollziehbar
- Jede Änderung an der Struktur ist dokumentiert und läuft überall in derselben Reihenfolge – nachvollziehbar und rückholbar.
- Sicherungen mit ZeitpunktZurück auf gestern 14:32 Uhr
- Moderne Verfahren stellen einen exakten Zeitpunkt wieder her, nicht nur den letzten nächtlichen Stand. Das ist der Unterschied zwischen einem verlorenen Tag und einer verlorenen Minute.
- Daten in der EUDatenschutz einfach gehalten
- Daten und Sicherungen liegen in europäischen Rechenzentren, mit Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters.
Wer was sehen darf – ohne Fachchinesisch
Die Zugriffsregel gilt für die Daten selbst – ein vergessener Filter legt deshalb nichts offen.
Der übliche Weg: Das Programm fragt die Datenbank nach allen Aufträgen und filtert selbst heraus, welche der angemeldete Nutzer sehen darf. Das funktioniert – solange jede Stelle im Programm daran denkt. Vergisst eine einzige Abfrage den Filter, sieht ein Kunde die Aufträge aller anderen.
Wir drehen das um: Die Regel „Ein Nutzer sieht nur seine eigenen Einträge“ gilt für die Daten selbst, nicht nur für das Programm davor. Fragt ein Programm nach allen Aufträgen, kommen trotzdem nur die erlaubten zurück – auch wenn irgendwo ein Filter vergessen wurde, auch wenn ein Angreifer die Abfrage verändert.
Für Sie heißt das: Die Daten Ihrer Kunden bleiben voneinander getrennt, und ein einzelner Fehler öffnet nicht alles auf einmal. Wie das mit Anmeldung, Verschlüsselung und Überwachung zusammenspielt, steht bei IT-Sicherheit.
Vom Gespräch zum Datenmodell
Substantive sammeln
Sie erzählen Ihren Ablauf, wir notieren die Hauptwörter: Kunde, Angebot, Auftrag, Termin, Rechnung. Fast jedes wird später eine Tabelle.
1 Termin
Beziehungen klären
Hat ein Kunde mehrere Anschriften? Kann ein Auftrag zu zwei Projekten gehören? Diese Fragen klingen unspektakulär und entscheiden über die halbe Struktur.
2–4 Tage
Rechte festlegen
Welche Rolle darf welche Zeile sehen, ändern, löschen? Wir schreiben das als Tabelle auf, bevor eine einzige Regel entsteht.
2–3 Tage
Modell aufsetzen und prüfen
Wir legen die Struktur an und füllen sie mit echten Beispieldaten, Sonderfälle eingeschlossen. Was hier auffällt, kostet später das Zehnfache.
1 Woche
Wiederherstellung testen
Wir spielen eine Sicherung auf ein Testsystem zurück und messen, wie lange es dauert. Erst danach gilt die Sicherung als eingerichtet.
1 Tag
Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist kein Backup
Fast jeder Betrieb hat eine Sicherung. Deutlich weniger haben je geprüft, ob sie sich zurückspielen lässt. Der Ernstfall ist der schlechteste Zeitpunkt, um festzustellen, dass die Datei seit acht Monaten leer ist.
Wir klären deshalb zwei Zahlen vorab: Wie viel Datenverlust ist verkraftbar – eine Minute, eine Stunde, ein Tag? Und wie lange darf die Wiederherstellung dauern? Aus diesen Antworten ergibt sich das Sicherungsverfahren, nicht umgekehrt.
Datensparsamkeit als Prinzip
Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, nur zu erheben, was gebraucht wird. Jedes Feld, das nicht existiert, kann auch nicht gestohlen werden. Wie wir das umsetzen:
- Jedes Feld muss begründet sein: Wofür brauchen wir das Geburtsdatum?
- Löschfristen sind von Anfang an hinterlegt, nicht nachträglich gesucht
- Passwörter liegen als nicht umkehrbare Prüfsumme vor, nie im Klartext
- Auswertungen laufen auf anonymisierten Kopien, nicht auf dem Echtbestand
- Zugänge sind personengebunden – jeder Zugriff ist zuordenbar
- Was aufbewahrt werden muss, wird archiviert statt weiterverarbeitet
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Reicht für unseren Fall nicht eine Tabellenkalkulation?
Für eine Liste, die eine Person pflegt, durchaus. Die Grenze ist erreicht, sobald mehrere gleichzeitig schreiben, Rechte nötig werden oder ein anderes Programm auf die Daten zugreifen soll. Spätestens wenn Dateien wie „Kunden_final_v3_neu.xlsx“ entstehen, arbeitet das Werkzeug gegen Sie.
Können wir unsere bestehenden Daten übernehmen?
In aller Regel ja. Wir übernehmen aus Tabellen, Altsystemen oder Exportdateien und bereinigen dabei, was sich über die Jahre angesammelt hat – doppelte Kunden, uneinheitliche Schreibweisen, Freitext in Zahlenfeldern. Diese Bereinigung weisen wir im Angebot getrennt aus, weil ihr Umfang von der Datenqualität abhängt.
Wem gehören die Daten, und kommen wir jederzeit dran?
Die Daten gehören Ihnen. Sie bekommen Zugangsdaten zur Datenbank und können jederzeit einen vollständigen Export ziehen – in einem offenen Format, das jede andere gängige Datenbank einlesen kann. Es gibt kein Format, das nur wir lesen können, und keine Klausel, die einen Wechsel erschwert.
Was passiert, wenn sich später etwas an der Struktur ändert?
Das ist normal und eingeplant. Jede Änderung – etwa „Kunden bekommen ein Feld Steuernummer“ – wird dokumentiert und überall in derselben Reihenfolge eingespielt.
So bleibt nachvollziehbar, was sich wann geändert hat, und niemand muss rätseln, warum ein Fehler nur an einer Stelle auftritt.
Muss die Datenbank in Deutschland stehen?
Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt das nicht ausdrücklich, innerhalb der EU ist die Lage aber deutlich einfacher – bei Anbietern aus Drittländern braucht es zusätzliche Prüfungen und Verträge. Wir richten deshalb standardmäßig in europäischen Rechenzentren ein. Was der Begriff im Einzelnen umfasst, steht im Glossar unter DSGVO.
Bevor gebaut wird: erst ordnen.
Ein Datenmodell-Termin lohnt sich auch dann, wenn wir die Software am Ende nicht bauen. Sie haben danach eine Struktur, mit der jeder Dienstleister arbeiten kann.
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